Tim Penulis: Sarah Ardani, Leony Citra, dan Arindayu
Pengertian Job Description
• Suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas.
• Gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas
Job Specification
• Uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif.
• Disebut juga “Hiring Spesification” serta berguna Training Need Analysis (TNA).
MENGAPA DIBUTUHKAN JOB DESCRIPTION?
Mencegah INEFFECTIVE HIRING
Banyak organisasi kehilangan kesempatan emas untuk merekrut best talent untuk menhandle tanggung jawab saat ini serta untuk peran masa depan. Saat merekrut dan menempatkan karyawan menggunakan pendekatan biasa dan rentan terhadap salah penilaian. Tentu semua proses ini ada biayanya, dan akhirnya tidak membuahkan hasil. Akar permasalahan ini adalah pada Deskripsi Pekerjaan. Proses rekrutmen copy paste biasa dilakukan. Bahkan sama dengan Ketika merekrit posisi yang sama 2 atau 3 tahun lalu.
Perubahan yang dilakukan tidak banyak, kebanyakan pada menaikkan tingkat kuaifikasi. Terkadang praktik menaikkan tingkat kualifikasi yang berlebihan membuat kandidat yang diinginkan enggan melamar. Organisasi dinamis, terus bergerak dan mengalami perubahan untuk mencapai sustainability. Jika uraian pekerjaan yang kita miliki tidak berubah, artinya? Anda boleh membuat beragam kesimpulan terkait ini.
Mencegah INEFFECTIVE LEARNING & DEVELOPMENT
Training menjadi tidak tepat sasaran. Penilaian atas kebutuhan training tidak dilakukan atau dilakukan tapi tidak menjawab kebutuhan dari bisnis. Analisa kebutuhan tidak berdasarkan pekerjaan mereka karena sedikitnya informasi tentang fungsi-fungsi penting pekerjaan. Tidak berfokus pada key result area yang diinginkan organisasi. Kompetensi kunci belum didefinisikan sehingga jenis pelatihan tidak tepat.
Hal di atas, dapat diatasi jika memiliki Job Description yang komperehensif
• Tidak memperhitungkan persentasi waktu dari fungsi -fungsi penting.
JOB DESCRIPTION + JOB SPECIFICATION = JOB PROFILE/DISTINCTIVE JOB MANUAL
Indikator Job Description
• Deskripsi pekerjaan didasarkan pada informasi objektif yang diperoleh melalui analisis pekerjaan, pemahaman tentang kompetensi dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diperlukan, dan kebutuhan organisasi untuk menghasilkan produtivitas.
• Deskripsi pekerjaan dengan jelas mengidentifikasi dan merinci tanggung jawab pekerjaan tertentu. Deskripsi pekerjaan juga mencakup informasi tentang kondisi kerja, alat, peralatan yang digunakan, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi lain.
• Deskripsi pekerjaan terbaik adalah dokumen yang diperbarui saat tanggung jawab berubah. Deskripsi pekerjaan terbaik tidak membatasi karyawan, melainkan menyebabkan mereka memperluas pengalaman mereka, mengembangkan keterampilan mereka, dan mengembangkan kemampuan mereka untuk berkontribusi dalam organisasi mereka.
Kegunaan Job Description
Tahapan Menyusun Job Description:
- Job analysis
- Define Essential Function
- Organize Data Concisely
- Finalize
Responsibility Matrix
Responsibility matrix adalah gambaran tingkat tanggung jawab dari berbagai peran atau individu dalam menyelesaiakan tugas atau memberikan hasil kerja yang diperlukan untuk proyek, proses maupun upaya upaya dalam kerja.
Penggunaan:
• Project Management
• Process Mapping
• Process Re-Engineering
• Organization Analysis
• Solution Definition & Analysis
• Training
RACI MATRIX
RACI Matrix menggambarkan perbedaaan peran dan tanggung jawab berbagai pihak dalam menyelesaikan atau menjalankan suatu pekerjaan
Berikut penjelasan mengenai RACI :
R - Responsible. Orang/peran yang melakukan suatu kegiatan atau melakukan pekerjaan
A - Accountable. Orang/peran yang akhirnya bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara.
C - Consulted. Orang/peran yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut
I - Informed. orang yang perlu tahu hasil dari suatu keputusan atau tindakan
Manfaat RACI
- Alat yang tepat dan efektif dalam mengambil keputusan yang membantu mendefinisikan peran/fungsi dan tanggung jawab
- Menghilangkan kesalahpahaman / kebingungan peran.
- Memastikan tidak ada proses yang tumpang tindih
- Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskan kepada karyawan tertentu atau departemen
- Memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
- Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisas
Responsibility Matrix VS Job Description
• Responsibility Matrik berbeda dengan JD. JD fokus menggambarkan tanggung jawab individu, RACI menggambarkan hubungan peran satu dan peran lain
• RACI tidak bisa digunakan untuk menggantikan JD indvidu jika berdiri sendiri.
• JD statis dan RACI dynamic.
• Membuat RACI terlebih dahulu akan membantu memastikan hubungan suatu peran/pekerjaan dengan peran lain yang berguna dalam Menyusun Job Description yang tepat dan selaras antar job title
Job Description in Hiring Process
- Pahami kebutuhan saat ini dan memproyeksikan masa depan – Pekerjaan seperti S -Curve. Sebelum menulis Job Desc, pikirkan yang terbaik untuk melayani organisasi baik dalam jangka pendek dan jangka Panjang.
- Pahami konteks perekrutan untuk mengisi jabatan. Evaluasi peran dalam konteks organisasi yang lebih besar dan selaraskan job desc dengan pertumbuhan bisnis organisasi.
- Hindari Bahasa bias. Menggunakan Bahasa yang tepat tidak kurang dan tidak dilebihkan .
- Pertimbangkan tentang makna suatu pekerjaan.
Job Description di Era Digital
Bagaimana teknologi mengubah apa yang selama ini kita lakukan
• Artificial Inteligence menjadi elemen umum transformasi digital di banyak insutri.
• Penelitian Mc Kinsey menemukan 67% bisnis telah mengakselerasi penerapan AI dan otomasi lainnya sejak adanya pandemi.
• Otomasi memberikan dampak pada pekerja di hampir semua organisasi baik secara praktik maupn konseptual. Pekerjaan repetitive yang beralih pada otomasi atau transformasi pada digita, orang yang awalnya mengerjakannya akan dapat melakukan pekerjaan lainnya yang bisa jadi tidak sesuai dengan deskripsi. Job Desc yang kaku tidak lagi menarik bagi pekerja modern yang memahami sustainability learning.
Mendesain pekerjaan yang mendorong pengembangan dan pertumbuhan
• Mendesain pekerjaan masa akan datang yang akan diisi oleh talent saat ini adalah berfokus pada keahlian bukan pada tugas.
• Membangun struktur kompetensi inti dan tanggung jawab pada tingkat individu adalah penting namun Pengembangan dengan analogi “scaffolding” lebih baik daripada “bangunan utuh”.
Bagaimana membuat uraian pekerjaan yang runut dan tidak tumpang tindih?
• Gunakan Responsibility matrix untuk memastikan aktivitas dan tanggung jawab telah terbagi dengan jelas.
• Top-Down, setelah pembagian Key Area/Function di level manager sudah diidentifikasi, kemudian bertahan ke layer berikutnya, begitu seterusnya.
Apakah dalam uraian jabatan bisa dicantumkan KPI atau target kinerja yang harus dicapai?
• Dalam uraian jabatan, dicantumkan Key Result Area maupun Pengukuran Keberhasilan, yang hanya mencantumkan apa yang akan diukur.
• KPI, yang mencantumkan target kinerja dalam satuan kuantitatif, sifatnya dapat berubah setdaknya dalam setahun. Target kinerja akan mengkuti KPI dari organisasi (lebih dalam ada dalam pembahasan performance management).
• Terkadang KPI dapat berubah di tengah tahun, melihat situasi organisasi. Jika KPI dimasukkan dalam jobdesc, maka review job desc harus dilakukan lebih sering dan ini menjadi kurang efisien.
Aspek yang harus diperhatikan sebelum Menyusun uraian jabatan:
• Singkatnya, melakukan analisis jabatan untuk memastikan informasi yang berkaitan dengan suatu jabatan/fungsi telah dikumpulkan.
• Memastikan Key Area dan Key Result Area.
• Memahami logika proses bisnis organisasi, dan strategi bisnis model organisasi/perusahaan
• Membuat standar penulisan uraian jabatan yang disepakati.
Bagaimana menganalisis kemampuan personil yang akan diberikan tugas tambahan yang pada suatu tugas tambahan belum ada yang menjadi PIC
• Dalam konteks analisis jabatan dan job description, suatu tuga tidak melekat pada seseorang.
• Penambahan tugas dalam suatu jabatan, didasarkan pada kelompok fungsi jabatan yang selaras yang tepat, berada pada rantai yang tepat terlepas apakah seseorang yang memangku jabatan tersebut mampu atau tidak mampu, jika ada gap maka dilakukan pengayaan atau rolling personil.
• Dalam konteks pemberian tugas tambahan untuk pengembangan seseorang, hal ini didasarkan pada development program & TNA (lebih dalam masuk topik dlam Training & Development.
Saksikan Pembahasan Selengkapnya melalui video di YouTube Channel Humanika Consulting
